Berufsrechtliche Richtlinien der Notarkammer
hier: atypische Beurkundungsverfahren

Über die Auslegung des Abschnitts II der Richtlinien, der sich mit den sogenannten „atypischen Beurkundungsverfahren" befasst, ist Unsicherheit entstanden. Die Notarkammer nimmt vorbehaltlich eines gesonderten Rundschreibens zunächst wie folgt Stellung:

(1) Systematische Beurkundung mit vollmachtlosen Vertretern

Die Beurkundung mit vollmachtlosen Vertretern ist in der Regel unzulässig, wenn sie systematisch, also generell oder bezogen auf gleichartige Vertragsgestaltungen planmäßig erfolgt. Hieraus folgt zunächst, dass die Beurkundung unter Beteiligung vollmachtloser Vertreter in begründeten Einzelfällen (z. B. krankheitsbedingte oder urlaubsbedingte Ortsabwesenheit der Vertragspartei) zulässig ist.

Das Beurkundungsverfahren muss gemäß Abschnitt II, Ziffer 1 so gestaltet werden, dass die vom Gesetz mit dem Beurkundungserfordernis verfolgten Zwecke erreicht werden, insbesondere die Schutz- und Belehrungsfunktion der Beurkundung gewahrt wird. Der Ansatzpunkt der Stigmatisierung bestimmter Beurkundungsverfahren ist somit zunächst der Schutz der belehrungsbedürftigen Beteiligten. Unter diesem Aspekt kann es auch zukünftig geschäftserfahrenen Beteiligten, die nicht belehrungsbedürftig sind, nicht verwehrt sein, sich auch systematisch vollmachtlos vertreten zu lassen. Zu beachten ist allerdings auch die Verhandlungsfunktion der Beurkundung, so dass es sinnvoll sein dürfte, dass beispielsweise ein Bauträgerunternehmen oder eine Kommune durch eine Person vertreten wird, die Sachkenntnis hat, so dass Einzelheiten des Vertrages während der Beurkundung verhandelt werden können. Soll für den belehrungsbedürftigeren Vertragspartner im Einzelfall ein vollmachtloser Vertreter auftreten, dürfte es sich anbieten, zuvor einen Vertragsentwurf zu versenden und die Vertragsparteien aufzufordern, Änderungswünsche mitzuteilen.

Die vorstehenden Erläuterungen gelten in gleicher Weise für die Fälle, in denen eine Bevollmächtigung zwar erfolgt, diese aber wegen der Mißachtung eines Formerfordernisses (insbesondere § 313 BGB) unwirksam ist.

(2) Systematische Beurkundung mit bevollmächtigten Vertretern

Gemäß Abschnitt II Ziffer 1 lit. b) der Richtlinien ist in der Regel unzulässig die systematische Beurkundung mit bevollmächtigten Vertretern, soweit nicht durch vorausgehende Beurkundung mit dem Vollmachtgeber sichergestellt ist, dass dieser über den Inhalt des abzuschließenden Rechtsgeschäfts ausreichend belehrt werden konnte. Hierzu ist anzumerken, dass die Beurkundung der Vollmacht einerseits und die Beurkundung des Folgegeschäftes unter Ausnutzung der Vollmacht andererseits nicht durch den selben Notar erfolgen muss. Im übrigen darf in der Regel der Notar, der die Beurkundung mit dem bevollmächtigen Vertreter vornimmt, darauf vertrauen, dass der die Vollmacht beurkundende Notar den Vollmachtgeber ausreichend über Inhalt und Reichweite der Vollmacht belehrt hat.

(3)Systematische Beurkundung mit Mitarbeitern des Notars als Vertreter

Die Richtlinien bezeichnen in Absatz II Ziffer 1 lit. c) systematische Beurkundungen mit Mitarbeitern des Notars als Vertreter als in der Regel unzulässig, es sei denn, es handele sich um Vollzugsgeschäfte. Vollzugsgeschäfte im Sinne der Richtlinie sind die notwendigen Folgetätigkeiten z.B. zur Abwicklung eines Grundstückskaufvertrages; hierzu zählen Grundschuldbestellungen mit persönlicher Zwangsvollstreckungsunterwerfung nicht. Die Unterwerfung des Käufers/Darlehensnehmers unter die persönliche Zwangsvollstreckung zugunsten des Kreditgebers ist ein gesondertes Rechtsgeschäft, das zu dem Grundstückskaufvertrag allenfalls in einem wirtschaftlichen, nicht aber in einem notwendigerweise rechtlichen Zusammenhang steht. Die Beurkundungsbedürftigkeit von Grundpfandrechten mit persönlicher Zwangsvollstreckungsunterwerfung darf nicht dadurch ausgehöhlt werden, dass sie als reine Vollzugsgeschäfte systematisch mit bevollmächtigen Angestellten des Notars vorgenommen werden.

Beurkundungen mit bevollmächtigen oder vollmachtlosen Vertretern sind - wie dargestellt - nicht schlechthin unzulässig. Es bestehen also auch keine Bedenken dagegen, im Einzelfall für die Käufer/Darlehensnehmer Angestellte des Büros aufgrund einer im Kaufvertrag erteilten Vollmacht auftreten zu lassen, wenn die Betroffenen an der Beurkundung trotz entsprechender Aufforderung nicht teilnehmen wollen. Da eine solche Situation auch unvorhersehbar eintreten kann, kann es sich durchaus empfehlen, in Grundstückskaufverträgen entsprechende Vollmachten, verbunden mit einer ausführlichen Belehrung, aufzunehmen. Auch die planmäßige Beurkundung solcher Vollmachten ist nicht a priori berufsrechtswidrig, wenn sie dem Zweck dient, auf unvorhergesehene Ereignisse reibungslos reagieren zu können. Berufsrechtswidrig wäre indes das systematische, planmäßige Gebrauchmachen von den Vollmachten, und zwar auch dann, wenn sie mit einer ausführlichen Belehrung versehen sind.

(4) Missbräuchliche Auslagerung geschäftswesentlicher Vereinbarungen in Bezugsurkunden

Missbräuchlichkeit dieses Beurkundungsverfahrens liegt vor, wenn nach dem objektiven Schutzzweck der Belehrung mit Rücksicht auf die Geschäftswesentlichkeit des Inhalts die Erklärung in die verlesene Urkunde hätte aufgenommen werden müssen. Danach ist die Bezugnahme auf Baubeschreibungen oder sonstige Erklärungen rein technischen Inhalts ebenso unproblematisch wie die Bezugnahme auf die Teilungserklärung.